海南省人民医院GCP机构办联系工作指引

由于机构事务较多，人手相对短少，特制定本工作指引，希望各位理解，准备好相应资料，提前与我们预约沟通解决的时间，以便进一步提高我们的工作效率，促进更便捷高效的合作，感谢您的配合及谅解。

一、每周固定工作安排（8：00-12：00AM，2：00-5：30PM）

周一：上会机构办会议

周二/周四：下午文件递交/领取、发票领取、发放/归还CRX工牌、预约资料归档事宜

周三/周五：上午立项会议，有可能延续全天

周五：预约下周立项会、启动会及质控等工作

以上安排针对各项常态化（非紧急）事务，对于涉及SAE等试验安全性或试验流程规范性等事宜需紧急协调者，不受时间限制。

二、面谈预约要点（机构办公室：教学科1511）

1.请务必提前与相应老师联系确定日程，并根据流程准备好材料，如有变动，也请及时告知。机构办优先处理预约事务。

2.若须与机构副主任沟通的事项（包括但不限于新项目立项、项目进展沟通、质控反馈审核、其他重要情况说明等等）请尽量预约每周二、四，若有特殊情况需要调整对外接待时间，会另外通知。

3.SAE及有关试验安全进行等特殊情况的处理不受以上时间限制。

三、线上立项会预约要点（会议号：#腾讯会议：359-828-1250）

每周三、五上午为线上立项会会议时间，约一个小时/项，立项资料电子版根据系统提示上传至CTMS，纸质版无需递交，CTMS发起申请后三个工作日可与专业确认，联系机构办安排线上立项会流程。

四、电子邮件沟通须知（邮箱：ywlcsyjg2011@126.com）

1.电子邮件联系时，注意邮件命名以机构项目编号

2.我们一般周五统一回复邮件，由于人手有限，暂时无法做到当天回复，请您谅解，如有需要及时回复的事宜，请采用微信/电话联系。

五、微信群沟通须知

1.请联系项目管理员加入微信群

2.微信群中请将群名称改成“公司+职务+真实姓名”。

3.微信留言用于即时回复咨询，请对应各位老师负责具体事务单独留言或@，便于及时处理和回复。

六、电话沟通须知（机构办：0898-68642603）

1.请根据各位老师负责的具体事务咨询相应人员，并请在自我介绍中描述试验信息（专业、申办方、项目名称）。

2.非紧急情况请尽量以微信联系。

3.电邮方式提出问题我们将在五个工作日内给予答复和处理，逾期没有处理的，可在任意时间电话联系相关老师，没有明确答复的，可在任意时间电话联系郑姣主任。（另温馨提示：如非紧急情况，请避免发出邮件后同一问题重复催促，会降低大家的工作效率，也可能因为重复发问而顺推处理日期）

七、快递资料须知

1.寄给我们的快递，请尽量在发出时告知，并请尽量选择到达的预计时间与节假日错开，避免遗失。

2.需要我们寄出的快递，请填好您的联系方式交付相应负责老师，以确认地址和提高效率。

3.收件地址：海口市秀英区秀华路19号海南省人民医院教学楼1511，收件人：薛海玉，联系电话:0898-68642603

八、其他

如您工作有变动或交接，请一定告知公司及同事了解我们的沟通注意事项。

九、附件：各科室项目管理员（请自行下载附件查阅）